Foto’s en bestanden veilig bewaren: zo maak je een back-up die een crash overleeft

Een telefoon die in het water valt, een laptop die niet meer opstart, een harde schijf die ineens tikt: het overkomt iedereen een keer, en meestal op het slechtste moment. Foto's van je kinderen, je vakantie, je werkbestanden en je administratie zijn dan in een klap weg, tenzij je een back-up hebt. Een goede back-up is geen ingewikkeld project. Met een simpele regel en een paar automatische instellingen ben je in een middag klaar, en daarna hoef je er nauwelijks meer naar om te kijken.

Stap 1: Bedenk wat je echt niet kwijt wilt raken

Begin niet met het kopen van een schijf of een abonnement, maar met een korte inventaris. Wat staat er op je telefoon, je laptop en je tablet dat je niet opnieuw kunt maken? Voor de meeste mensen zijn dat foto's en video's, gevolgd door documenten, e-mail en een paar belangrijke apps met hun gegevens.

Maak een lijstje van de plekken waar die bestanden nu staan. Zo weet je wat je back-up moet dekken, en voorkom je dat je straks ontdekt dat je halve archief op een oude telefoon stond die je al hebt weggedaan.

Stap 2: Gebruik de 3-2-1-regel als basis

De 3-2-1-regel is een simpele vuistregel die al jaren wordt aangeraden door back-up specialisten. Hij luidt: bewaar drie kopieen van je belangrijke bestanden, op twee verschillende soorten opslag, waarvan een kopie op een andere locatie.

In de praktijk: je origineel op je telefoon of laptop, een tweede kopie in de cloud, en een derde kopie op een externe schijf. Gaat je laptop kapot, dan heb je de cloud. Wordt je cloudaccount geblokkeerd, dan heb je de schijf. Een enkele kopie is geen back-up.

Stap 3: Zet automatische fotoback-up aan op je telefoon

De meeste foto's verdwijnen niet door een hacker, maar door een verloren telefoon of een mislukte overstap naar een nieuw toestel. Zet daarom automatische back-up aan voor je foto's, zodat elke nieuwe foto vanzelf wordt opgeslagen.

Op een iPhone doe je dat via de foto instellingen, waar je iCloud foto's kunt inschakelen. Controleer daarna of je voldoende iCloud opslag hebt, want de gratis ruimte is snel vol als je veel foto's en video's maakt. Op een Android telefoon kun je Google Foto's gebruiken en daar back-up inschakelen. Kies in beide gevallen voor back-up via wifi, zodat je mobiele data niet onnodig wordt verbruikt.

Wacht na het inschakelen tot de eerste back-up klaar is. Dat kan bij een groot archief een nacht duren. Controleer daarna op een ander apparaat, bijvoorbeeld via de website van je clouddienst, of je foto's er echt staan. Een back-up die je nooit hebt gecontroleerd, is een belofte, geen bewijs.

Stap 4: Bewaar documenten in een cloudmap, niet alleen lokaal

Documenten gaan vaak verloren omdat ze alleen op een laptop staan. Zet je belangrijkste mappen daarom in een clouddienst die automatisch synchroniseert, zoals iCloud Drive, Google Drive of OneDrive. Bestanden die je in zo een map zet, worden vanzelf naar de cloud gekopieerd en zijn daarna ook op je telefoon en tablet te openen.

Let op het verschil tussen synchroniseren en een echte back-up. Verwijder je een bestand per ongeluk in een gesynchroniseerde map, dan verdwijnt het vaak ook uit de cloud. Daarom is de externe kopie uit de volgende stap zo belangrijk.

Stap 5: Maak een kopie op een externe schijf

Koop een externe harde schijf of een SSD die groot genoeg is voor je foto's en documenten, en sluit die een keer per maand aan op je computer. Kopieer je belangrijkste mappen er handmatig naartoe, of stel een back-upprogramma in dat dit voor je doet. Op een Mac kun je daarvoor Time Machine gebruiken, op Windows de ingebouwde back-up voor bestandsgeschiedenis of een back-upprogramma van je keuze.

Label de schijf met de datum van de laatste back-up, zodat je weet hoe vers je kopie is. Een schijf die drie jaar niet is bijgewerkt, is beter dan niets, maar geen geruststelling.

Stap 6: Test je back-up voordat je hem nodig hebt

Dit is de stap die bijna iedereen overslaat, en juist deze stap maakt het verschil. Een back-up die je nooit hebt teruggezet, kan beschadigd zijn, onvolledig of gekoppeld aan een account waar je geen toegang meer toe hebt.

Test je back-up daarom een keer per paar maanden. Probeer een paar foto's en een document terug te halen uit je cloud en van je externe schijf op een ander apparaat, zonder ze van je origineel te verwijderen. Lukt dat, dan weet je dat je herstel werkt.

Stap 7: Bescherm je back-up met een sterk wachtwoord en tweefactorauthenticatie

Een back-up in de cloud is alleen veilig als je cloudaccount veilig is. Zet daarom tweefactorauthenticatie aan voor je Apple account, Google account of Microsoft account. Dat betekent dat iemand naast je wachtwoord ook een code van je telefoon nodig heeft om in te loggen.

Gebruik voor je cloudaccount een uniek, lang wachtwoord dat je nergens anders gebruikt, en bewaar het in een wachtwoordmanager. Schrijf je herstelcodes op een veilige plek, los van je telefoon, anders kun je jezelf buitensluiten van je eigen back-up.

Hoe vaak moet je een back-up maken

Foto's en documenten die automatisch naar de cloud gaan, worden doorlopend bijgewerkt. Voor je externe schijf is een maandelijkse routine een goede gewoonte: zet een herinnering in je agenda en koppel de schijf dan even aan. Na een vakantie met veel foto's is het slim om meteen een extra kopie te maken, in plaats van te wachten tot de volgende maand.

Frequently Asked Questions

Is een cloudback-up alleen genoeg voor mijn foto’s?

Een cloudback-up is een goede tweede kopie, maar geen volledige back-up op zichzelf. Als je account wordt geblokkeerd of gehackt, of als je per ongeluk bestanden verwijdert die daarna synchroniseren, kun je alsnog alles kwijtraken. Combineer de cloud daarom altijd met een kopie op een externe schijf.

Hoe groot moet mijn externe schijf zijn?

Kies een schijf die minstens twee keer zo groot is als je huidige verzameling. Zo heb je ruimte om te groeien en kun je meerdere versies bewaren. Voor de meeste huishoudens is een schijf van een paar terabyte ruim voldoende.

Wat moet ik doen als mijn telefoon gestolen is en ik geen back-up heb?

Probeer eerst via de website van je clouddienst te zien of er toch foto's of contacten zijn opgeslagen, ook als je denkt dat back-up uit stond. Verander daarna meteen je wachtwoorden, meld de diefstal bij je provider en zet je nieuwe telefoon zo in dat automatische back-up meteen aan staat, zodat dit niet nog een keer gebeurt.