E-Mails in Gmail und Outlook zeitversetzt senden: So planen Sie den Versand in Deutschland

Manchmal ist eine E-Mail fertig geschrieben, aber der Zeitpunkt passt nicht. Vielleicht ist es spät abends und die Nachricht soll erst am nächsten Morgen ankommen, oder ein Geburtstagsgruß soll pünktlich um Mitternacht rausgehen. In beiden Fällen müssen Sie nicht warten und die E-Mail später von Hand abschicken: Gmail und Outlook können den Versand für Sie übernehmen.

Beide Dienste bieten eine Funktion zum zeitversetzten Senden an, die in den meisten aktuellen Versionen enthalten ist. Sie schreiben die E-Mail wie gewohnt, wählen einen Zeitpunkt und lassen sie dann von alleine losschicken. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie das in Gmail und Outlook funktioniert, auf dem Computer und auf dem Handy.

Schritt 1: E-Mail in Gmail am Computer planen

Öffnen Sie Gmail im Browser und klicken Sie auf „Schreiben”, um eine neue E-Mail zu erstellen. Füllen Sie Empfänger, Betreff und Text wie gewohnt aus. Statt auf den blauen Senden-Button zu klicken, klicken Sie auf den kleinen Pfeil direkt daneben. Es öffnet sich ein Menü mit der Option „Senden planen”.

Wählen Sie einen der vorgeschlagenen Zeitpunkte aus, etwa „Morgen früh”, oder klicken Sie auf „Datum und Uhrzeit auswählen”, um einen eigenen Termin festzulegen. Bestätigen Sie mit „Senden planen”. Die E-Mail wird jetzt im Ordner „Geplant” abgelegt und zum gewählten Zeitpunkt automatisch versendet.

Die Uhrzeit gilt in der Zeitzone Ihres Google-Kontos.

Schritt 2: E-Mail in der Gmail-App auf dem Handy planen

Auch auf dem Smartphone funktioniert das Planen. Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem iPhone oder Android-Handy und tippen Sie auf „Schreiben”. Erstellen Sie die E-Mail wie gewohnt. Tippen Sie dann oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie „Senden planen” aus.

Auch hier können Sie einen vorgeschlagenen Zeitpunkt wählen oder über „Datum und Uhrzeit auswählen” einen eigenen Termin festlegen. Nach der Bestätigung landet die E-Mail im Ordner „Geplant”. Sie finden ihn, indem Sie links oben auf das Menü tippen und in der Ordnerliste nach unten scrollen.

Der geplante Versand funktioniert auch dann, wenn Ihr Handy danach ausgeschaltet ist oder keine Verbindung hat. Die E-Mail liegt auf den Servern von Google und wird von dort aus versendet, Ihr Gerät muss dafür nicht online sein.

Schritt 3: Geplante E-Mail in Gmail ändern oder abbrechen

Pläne ändern sich, und zum Glück lässt sich eine geplante E-Mail noch bearbeiten. Öffnen Sie in Gmail den Ordner „Geplant” und tippen Sie die betreffende E-Mail an. Wählen Sie „Senden abbrechen”, um den geplanten Versand zu stoppen. Die E-Mail landet dann wieder als Entwurf in Ihrem Postfach.

Dort können Sie den Text ändern, den Empfänger anpassen oder einen neuen Zeitpunkt wählen. Wenn Sie die E-Mail gar nicht mehr brauchen, löschen Sie den Entwurf einfach. Wichtig ist nur, dass Sie den Abbruch rechtzeitig vor dem geplanten Zeitpunkt erledigen, denn eine bereits versendete E-Mail lässt sich nicht mehr zurückholen.

Schritt 4: E-Mail in Outlook im Browser planen

Auch Outlook bietet das zeitversetzte Senden an. Öffnen Sie Outlook im Browser und erstellen Sie eine neue E-Mail. Klicken Sie neben dem Senden-Button auf den kleinen Pfeil nach unten und wählen Sie „Senden planen” aus. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie Datum und Uhrzeit frei wählen können.

Bestätigen Sie mit „Senden”. Die E-Mail wird im Ordner „Entwürfe” gespeichert und zum gewählten Zeitpunkt automatisch versendet. In Outlook finden Sie geplante E-Mails also nicht in einem eigenen Ordner namens „Geplant”, sondern unter „Entwürfe”. Das ist der wichtigste Unterschied zu Gmail.

Auch hier gilt: Die E-Mail wird von den Servern von Microsoft versendet. Ihr Computer muss zum Sendezeitpunkt nicht eingeschaltet sein.

Schritt 5: E-Mail in der Outlook-App planen

In der Outlook-App auf iPhone und Android funktioniert das Planen ähnlich. Erstellen Sie eine neue E-Mail und tippen Sie neben dem Senden-Symbol auf den kleinen Pfeil. Wählen Sie „Senden planen” und stellen Sie Datum und Uhrzeit ein. Bestätigen Sie die Auswahl, und die E-Mail wird zum gewünschten Zeitpunkt versendet.

In älteren Versionen der Outlook-App kann die Option anders heißen oder an einer anderen Stelle sitzen. Wenn Sie den Pfeil neben dem Senden-Button nicht finden, prüfen Sie, ob ein Update der App verfügbar ist. In den meisten aktuellen Versionen ist die Funktion vorhanden.

Schritt 6: Geplante E-Mail in Outlook ändern oder löschen

Um eine geplante E-Mail in Outlook zu ändern, öffnen Sie den Ordner „Entwürfe” und suchen Sie die betreffende Nachricht. Öffnen Sie sie und klicken Sie oben auf „Senden abbrechen” oder löschen Sie den geplanten Versand über das entsprechende Menü. Danach können Sie die E-Mail bearbeiten und erneut planen oder sofort versenden.

Wenn Sie die E-Mail gar nicht mehr versenden wollen, löschen Sie den Entwurf. Auch hier gilt: Handeln Sie vor dem geplanten Sendezeitpunkt, denn nach dem Versand gibt es kein Zurück mehr. Outlook bietet zwar eine Rückruffunktion an, aber die funktioniert nur unter bestimmten Bedingungen und nicht zuverlässig bei allen Empfängern.

Tipps für den geplanten Versand

Überlegen Sie kurz, wann Ihre E-Mail am besten ankommt. Eine geschäftliche E-Mail, die mitten in der Nacht ankommt, wirkt unaufmerksam und geht im Posteingang schnell unter. Werktags zwischen 8 und 10 Uhr morgens ist in den meisten Fällen eine gute Zeit, weil viele Menschen dann ihren Posteingang prüfen.

Vermeiden Sie es, wichtige E-Mails zu weit im Voraus zu planen. Wenn sich die Lage ändert, etwa weil ein Termin verschoben wird oder ein Kollege bereits geantwortet hat, kann eine längst geplante E-Mail peinlich werden. Planen Sie lieber nur wenige Stunden oder einen Tag im Voraus.

Prüfen Sie vor dem Planen noch einmal Empfänger und Anhänge. Eine geplante E-Mail, die an die falsche Person geht, ist genauso ärgerlich wie eine sofort versendete. Der Vorteil des Planens ist, dass Sie noch Zeit haben, den Entwurf zu kontrollieren, bevor er rausgeht. Nutzen Sie diese Zeit für einen kurzen zweiten Blick.

Frequently Asked Questions

Wird eine geplante E-Mail auch versendet, wenn mein Handy oder Computer aus ist?

Ja. Sowohl Gmail als auch Outlook speichern die geplante E-Mail auf ihren Servern und versenden sie von dort zum gewählten Zeitpunkt. Ihr Gerät muss dafür weder eingeschaltet noch mit dem Internet verbunden sein.

Kann ich eine geplante E-Mail nachträglich noch ändern?

Ja, solange der geplante Zeitpunkt noch nicht erreicht ist. Brechen Sie in Gmail im Ordner „Geplant” den Versand ab, in Outlook im Ordner „Entwürfe”. Danach können Sie den Entwurf bearbeiten und erneut planen oder sofort versenden.

Gibt es einen Unterschied zwischen Gmail und Outlook beim Planen?

Der Ablauf ist sehr ähnlich. Der wichtigste Unterschied ist der Ablageort: Gmail legt geplante E-Mails in einem eigenen Ordner namens „Geplant” ab, Outlook speichert sie im Ordner „Entwürfe”. In beiden Fällen wird die E-Mail automatisch zum gewählten Zeitpunkt versendet.