Comment programmer et annuler l’envoi d’un e-mail dans Gmail et Outlook

Tout le monde a déjà envoyé un e-mail trop vite : une faute dans le nom du destinataire, une pièce jointe oubliée, ou une phrase qu’on aurait voulu adoucir. Gmail et Outlook proposent deux outils simples pour éviter ce genre de regret : programmer l’envoi, et annuler un envoi juste après avoir cliqué sur Envoyer. Encore faut-il savoir ou les trouver, et quelles sont leurs limites.

Étape 1 : programmer un e-mail dans Gmail sur ordinateur

Dans Gmail, rédigez votre message comme d’habitude. Au lieu de cliquer directement sur Envoyer, cliquez sur la petite flèche a côté du bouton Envoyer. Un menu apparaît, avec l’option Programmer l’envoi. Cliquez dessus, puis choisissez une date et une heure, ou utilisez une des suggestions proposées, comme demain matin.

Pour modifier un message programmé, ouvrez le dossier Programmés, cliquez sur le message, puis sur Annuler l’envoi. Le message redevient un brouillon, que vous pouvez corriger, puis renvoyer ou reprogrammer. C’est une méthode simple pour relire un message important a tête reposée, avant qu’il parte.

Étape 2 : programmer un e-mail dans l’application Gmail sur mobile

Sur l’application Gmail pour iPhone ou Android, la méthode est proche. Rédigez votre message, puis touchez les trois points en haut a droite de la fenêtre de rédaction. Choisissez Programmer l’envoi, puis sélectionnez une date et une heure. Confirmez, et le message est programmé.

Pour retrouver vos messages programmés sur mobile, ouvrez le menu principal, puis le dossier Programmés. Touchez un message pour le rouvrir. Si vous voulez le modifier, touchez Annuler l’envoi : le message redevient un brouillon, que vous pouvez corriger avant de le renvoyer.

Étape 3 : annuler un envoi dans Gmail juste après l’envoi

Gmail ne rappelle pas un message déjà arrivé chez le destinataire. En revanche, il retarde l’envoi de quelques secondes, ce qui vous laisse une chance de changer d’avis. Juste après avoir cliqué sur Envoyer, un bandeau apparaît en bas de l’écran, avec un bouton Annuler. Cliquez dessus immédiatement, et le message redevient un brouillon.

Par défaut, ce délai est de cinq secondes dans la plupart des comptes. Vous pouvez l’allonger dans les paramètres : ouvrez Paramètres, puis Voir tous les paramètres, puis la rubrique Annuler l’envoi. Choisissez 10, 20 ou 30 secondes selon votre préférence, puis enregistrez en bas de la page. Trente secondes, c’est le maximum proposé, et c’est un bon choix si vous envoyez souvent des messages importants.

Étape 4 : programmer un e-mail dans Outlook sur ordinateur

Dans Outlook, la fonction s’appelle Envoyer ultérieurement ou Programmer l’envoi, selon la version. Rédigez votre message, puis cliquez sur la flèche a côté du bouton Envoyer. Choisissez Programmer l’envoi, puis sélectionnez une date et une heure. Confirmez, et le message attendra dans le dossier Brouillons ou dans le dossier Messages programmés, selon votre version d’Outlook.

Pour modifier un message programmé, ouvrez ce dossier, double-cliquez sur le message, puis modifiez-le. Vous pouvez aussi supprimer la programmation en cliquant sur Envoyer pour l’envoyer tout de suite, ou en supprimant le brouillon si vous ne voulez plus l’envoyer du tout.

Étape 5 : rappeler ou retarder un envoi dans Outlook

Outlook propose aussi un rappel de message, mais ses limites sont importantes, et il vaut mieux les connaître avant de compter dessus. Dans certaines versions d’Outlook pour ordinateur, avec un compte professionnel, vous pouvez ouvrir un message envoyé, puis choisir Actions, puis Rappeler ce message. Outlook tente alors de supprimer le message de la boîte du destinataire, ou de le remplacer par une version corrigée.

Cette fonction ne fonctionne bien que dans des conditions précises : le destinataire doit utiliser le même système de messagerie, et ne doit pas encore avoir lu le message. Si le destinataire a déjà ouvert le message, ou s’il utilise un autre service, le rappel échoue le plus souvent. Ne comptez donc pas sur le rappel comme sur une sécurité fiable.

Pour un usage quotidien, la meilleure protection dans Outlook reste le délai avant envoi. Dans les paramètres, cherchez la rubrique Courrier, puis Composer et répondre, ou Règles, selon votre version. Vous pouvez y créer une règle qui retarde l’envoi de tous les messages d’une ou deux minutes. Pendant ce délai, le message reste dans la boîte d’envoi, et vous pouvez l’ouvrir pour le corriger ou le supprimer.

Étape 6 : adopter les bons réflexes avant chaque envoi important

Programmer et annuler, c’est utile, mais quelques réflexes simples évitent la plupart des erreurs. D’abord, joignez vos fichiers avant de rédiger le corps du message, ou vérifiez la présence de la pièce jointe juste avant d’envoyer. Beaucoup d’oublis viennent d’une phrase comme je joins le document, suivie d’un envoi sans document.

Ensuite, relisez les destinataires, surtout en copie. Une adresse mal tapée, un homonyme, ou un groupe de diffusion choisi par erreur peut transformer un message interne en message embarrassant. Prenez aussi le temps de relire l’objet : un objet clair évite les malentendus, et aide votre destinataire a retrouver le message plus tard.

Enfin, pour les messages vraiment sensibles, programmez l’envoi au lendemain matin. Vous aurez une nuit pour relire, et vous pourrez encore annuler ou corriger le message avant son départ. C’est un petit délai qui change beaucoup, surtout pour une demande délicate ou une annonce importante.

Frequently Asked Questions

Gmail peut-il vraiment rappeler un message déjà lu ?

Non. Le bouton Annuler de Gmail ne fonctionne que pendant le court délai qui suit l’envoi, avant que le message parte vraiment. Une fois ce délai passé, le message est livré, et Gmail ne peut pas le retirer de la boîte du destinataire.

Le rappel de message d’Outlook fonctionne-t-il toujours ?

Non, loin de la. Il ne fonctionne bien que dans des conditions précises, souvent entre comptes du même système professionnel, et seulement si le destinataire n’a pas encore lu le message. Pour un usage fiable, préférez un délai avant envoi ou la programmation.

Ou retrouver un message programmé que je ne trouve plus ?

Dans Gmail, regardez le dossier Programmés, dans la colonne de gauche. Dans Outlook, regardez les Brouillons ou le dossier des messages programmés, selon votre version. Si vous avez annulé un envoi, le message est redevenu un brouillon, dans le dossier Brouillons.