PDF am Handy unterschreiben und ausfüllen: So geht es ohne Drucker

Ein Vertrag per E-Mail, ein Formular vom Amt, eine Einwilligung für die Schule: Immer öfter sollen wir ein PDF unterschreiben und zurückschicken, obwohl kein Drucker in der Nähe ist. Die gute Nachricht: Das geht komplett am Handy. Sie müssen nichts ausdrucken, unterschreiben, einscannen und wieder hochladen. Mit den Bordmitteln von iPhone und Android oder einer kostenlosen App füllen Sie das PDF aus, setzen Ihre Unterschrift darunter und schicken es direkt weiter.

Dieser Guide zeigt Ihnen beide Wege. Er erklärt außerdem, worauf Sie bei der Sicherheit achten sollten, denn eine Unterschrift ist mehr als ein Bild auf einem Dokument.

Schritt 1: PDF öffnen und prüfen, ob es ausfüllbar ist

Öffnen Sie das PDF zuerst in der App, in der es angekommen ist, etwa in Ihrer Mail-App oder in der Dateien-App. Viele Formulare sind bereits ausfüllbar: Sie tippen in ein Feld und können direkt Text eingeben. Das erkennen Sie daran, dass sich beim Antippen eines Feldes die Tastatur öffnet oder ein Rahmen erscheint.

Ist das PDF nicht ausfüllbar, ist das kein Problem. Sie können trotzdem Text und Unterschrift darüberlegen, nur eben nicht in die vorgesehenen Felder hineinschreiben, sondern als Anmerkung auf das Dokument. Die Werkzeuge dafür finden Sie auf dem iPhone in der Markieren-Funktion und auf Android in Apps wie Google Drive oder Adobe Acrobat Reader.

Speichern Sie das PDF vor dem Bearbeiten am besten unter einem neuen Namen ab, etwa mit dem Zusatz “unterschrieben”. So behalten Sie das Original, falls beim Bearbeiten etwas schiefgeht oder Sie das Formular später noch einmal brauchen.

Schritt 2: Auf dem iPhone unterschreiben und ausfüllen

Auf dem iPhone öffnen Sie das PDF in der Dateien-App oder in der Mail-App und tippen auf das Markieren-Symbol, meist ein Stift in einem Kreis. Dort finden Sie unten ein Pluszeichen. Darüber fügen Sie Text, eine Unterschrift oder eine Zeichnung hinzu.

Für die Unterschrift tippen Sie auf “Unterschrift” und dann auf “Neue Unterschrift hinzufügen”. Unterschreiben Sie mit dem Finger auf dem Bildschirm. Diese Unterschrift wird auf dem Gerät gespeichert und kann bei späteren Dokumenten wiederverwendet werden. Ziehen Sie sie an die richtige Stelle im Dokument und passen Sie die Größe an, indem Sie an den Ecken ziehen.

Text fügen Sie über das Pluszeichen und “Text” hinzu. Tippen Sie den Text ein, etwa Ihren Namen, das Datum oder eine Adresse, und schieben Sie das Textfeld an die passende Stelle. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf “Fertig”. Das bearbeitete PDF wird gespeichert und kann direkt per Mail oder Messenger verschickt werden.

Schritt 3: Auf Android unterschreiben und ausfüllen

Auf Android ist der Weg je nach Hersteller etwas unterschiedlich, das Prinzip bleibt aber gleich. Öffnen Sie das PDF in Google Drive oder in Adobe Acrobat Reader. In Adobe Acrobat Reader tippen Sie auf das Stift-Symbol oder auf “Ausfüllen und unterschreiben”, in den meisten aktuellen Versionen finden Sie diese Funktion direkt in der unteren Leiste.

Dort können Sie Textfelder antippen und ausfüllen oder über das Unterschrift-Werkzeug eine Unterschrift erstellen. Unterschreiben Sie mit dem Finger auf dem Bildschirm und platzieren Sie die Unterschrift an der richtigen Stelle. Auch hier lässt sich die Unterschrift in der Regel speichern, sodass Sie sie beim nächsten Formular nicht neu zeichnen müssen.

In Google Drive öffnen Sie das PDF, tippen auf das Bearbeiten-Symbol und nutzen die Anmerkungs- und Zeichenwerkzeuge. Die Bezeichnungen können je nach Version leicht abweichen. Wenn Sie die Unterschriften-Funktion in Ihrer App nicht finden, hilft die kostenlose App Adobe Acrobat Reader weiter, die auf fast allen Android-Handys läuft und genau dafür gemacht ist.

Schritt 4: Unterschrift sauber platzieren und Dokument prüfen

Eine Unterschrift wirkt nur dann seriös, wenn sie an der richtigen Stelle sitzt und die richtige Größe hat. Sie sollte ungefähr so groß sein wie eine Unterschrift auf Papier, also weder winzig in einer Ecke noch riesig über den halben Seitenrand. Richten Sie sie waagerecht aus und achten Sie darauf, dass sie keine anderen Texte überdeckt.

Lesen Sie das fertige Dokument einmal komplett durch, bevor Sie es verschicken. Prüfen Sie, ob alle Felder ausgefüllt sind, ob das Datum stimmt und ob keine Tippfehler in Namen oder Zahlen stehen. Ein häufiger Fehler ist ein verrutschtes Textfeld, das eine andere Zeile überdeckt. Zoomen Sie in das PDF hinein, dann sehen Sie solche Fehler sofort.

Exportieren oder teilen Sie das Dokument anschließend als PDF, nicht als Screenshot oder Foto. Ein PDF bleibt lesbar, lässt sich gut ausdrucken und wirkt beim Empfänger professionell. Ein Foto vom Bildschirm dagegen wirkt improvisiert und kann beim Ausdrucken unscharf werden.

Schritt 5: Was Sie zur Sicherheit wissen sollten

Eine Unterschrift am Handy ist in vielen alltäglichen Fällen völlig ausreichend, etwa bei Anmeldungen, Einwilligungen oder einfachen Verträgen im privaten Bereich. Sie ist aber nicht automatisch dasselbe wie eine qualifizierte elektronische Signatur, die in Deutschland für bestimmte Rechtsgeschäfte vorgeschrieben ist. Wenn ein Vertrag ausdrücklich eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt oder ein Notar beteiligt ist, fragen Sie beim Absender nach, welches Verfahren er erwartet.

Geben Sie Ihre gespeicherte Unterschrift nicht leichtfertig weiter. Wer Ihr Handy entsperrt in die Hand bekommt, könnte theoretisch mit Ihrer gespeicherten Unterschrift Dokumente unterzeichnen. Schützen Sie Ihr Handy deshalb mit einer Displaysperre und geben Sie es nicht ohne Sperre aus der Hand, wenn darauf eine Unterschrift gespeichert ist.

Verschicken Sie unterschriebene Dokumente nur an vertrauenswürdige Empfänger und über den Kanal, über den das Dokument angekommen ist.

Schritt 6: So schicken Sie das fertige PDF weiter

Tippen Sie auf “Teilen” und wählen Sie Mail, Messenger oder die Dateien-App, je nachdem, wohin das Dokument soll. Schreiben Sie in der Mail kurz dazu, um welches Dokument es sich handelt und dass es unterschrieben im Anhang liegt. Das erspart dem Empfänger Rückfragen und zeigt, dass Sie das Dokument bewusst und vollständig zurückschicken.

Frequently Asked Questions

Ist eine Unterschrift am Handy rechtsgültig?

Für viele alltägliche Dokumente ja, etwa für Anmeldungen, Einwilligungen und einfache private Vereinbarungen. Für bestimmte Rechtsgeschäfte verlangt das Gesetz dagegen eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine notarielle Form. Fragen Sie im Zweifel beim Absender nach, welches Verfahren er erwartet.

Kann ich meine Unterschrift einmal speichern und immer wieder verwenden?

Ja, in den meisten aktuellen Versionen speichern sowohl die Markieren-Funktion auf dem iPhone als auch Adobe Acrobat Reader auf Android Ihre Unterschrift auf dem Gerät. Sie können sie dann bei späteren Dokumenten wieder einsetzen, ohne neu zu unterschreiben. Schützen Sie Ihr Handy in diesem Fall unbedingt mit einer Displaysperre.

Was tun, wenn das PDF keine ausfüllbaren Felder hat?

Dann legen Sie Text und Unterschrift als Anmerkung über das Dokument. Auf dem iPhone geht das mit der Markieren-Funktion, auf Android mit Google Drive oder Adobe Acrobat Reader. Das Ergebnis lässt sich genauso als PDF speichern und verschicken wie ein ausfüllbares Formular.