Cómo compartir archivos y carpetas en Google Drive desde el móvil y el ordenador

Google Drive sirve para mucho más que guardar copias de seguridad: es la forma más rápida de pasar un documento, una carpeta de fotos o un trabajo en grupo a otra persona sin adjuntar archivos pesados por correo. El truco está en compartir bien: elegir a quién le das acceso, con qué permiso y durante cuánto tiempo. Compartir de más es uno de los errores más habituales, y también uno de los más fáciles de evitar si revisas los permisos antes de enviar el enlace.

Esta guía explica cómo compartir archivos y carpetas desde el ordenador y desde el móvil, qué significa cada permiso y qué conviene revisar cuando el documento contiene información personal o de trabajo.

Compartir un archivo desde el ordenador

Abre Google Drive en el navegador e inicia sesión con tu cuenta de Google. Busca el archivo que quieres compartir y haz clic derecho sobre él. En el menú, elige Compartir. Se abrirá una ventana donde puedes añadir personas por su dirección de correo electrónico o generar un enlace para compartir.

Si añades personas por correo, escríbelas una a una y elige el permiso de cada una antes de enviar. Drive te permite poner un mensaje opcional junto a la invitación, algo útil cuando compartes un documento de trabajo y quieres explicar qué esperas de quien lo recibe.

Si prefieres un enlace, haz clic en Copiar enlace después de configurar el acceso. Ese enlace es el que pegarás en un correo, en un chat o donde necesites. Recuerda que un enlace es tan seguro como su configuración: si lo pones como “Cualquier persona con el enlace”, cualquiera que lo reciba podrá abrirlo, incluso si lo reenvía a terceros.

Compartir desde el móvil

En la app de Google Drive para Android y iPhone, el proceso es parecido. Abre la app, busca el archivo o la carpeta y toca los tres puntos que aparecen junto a su nombre. Elige Compartir y verás las mismas opciones: añadir personas por correo o copiar un enlace.

Desde el móvil también puedes compartir directamente con otra app, por ejemplo enviando el enlace por WhatsApp o por correo desde el menú de compartir del sistema. En ese caso, Drive primero te pedirá que configures el acceso, así que revisa el permiso antes de pulsar Enviar.

Para compartir varias cosas a la vez, lo más práctico es meterlas en una carpeta y compartir la carpeta entera. Todo lo que añadas a esa carpeta después heredará el mismo acceso, así que no tendrás que compartir archivo por archivo cada vez que subas algo nuevo.

Elegir quién puede ver o editar

Drive ofrece tres permisos básicos, y elegir bien es la parte más importante de todo el proceso. El permiso de Lector permite ver el archivo y descargarlo, pero no modificarlo. Es el adecuado para la mayoría de los casos: enviar un documento para que alguien lo lea, compartir fotos con la familia o pasar un informe a un cliente.

El permiso de Comentador permite añadir comentarios y sugerencias sin cambiar el contenido original. Es útil cuando quieres que alguien revise un texto o un presupuesto y te deje notas, pero sin tocar tu versión. El permiso de Editor permite modificar el archivo, añadir y borrar contenido y, en el caso de las carpetas, subir y reorganizar archivos. Resérvalo para personas de confianza y para trabajos en los que realmente se colabora sobre el mismo documento.

Además del permiso, hay una decisión clave: si el acceso es solo para personas concretas o para cualquiera con el enlace. La opción más segura es la primera. La segunda es cómoda cuando compartes algo público o con un grupo grande, pero conviene usarla solo con contenido que no te importe que circule, y cambiarla a acceso restringido cuando ya no la necesites.

Carpetas compartidas y enlaces: cómo organizarlo

Cuando compartes una carpeta, todo su contenido queda compartido con los mismos permisos. Esto es muy útil para proyectos: una carpeta por proyecto, con los documentos dentro, y un solo acceso que gestionar. Pero también tiene un riesgo: si metes un archivo privado en una carpeta compartida por despiste, ese archivo quedará expuesto a las mismas personas. Antes de mover algo a una carpeta compartida, comprueba con quién está compartida.

Para revisar el acceso de un archivo o carpeta, abre la ventana de Compartir y mira la lista de personas y el ajuste de acceso general. Desde ahí puedes cambiar un permiso, quitar a alguien o pasar de “Cualquier persona con el enlace” a “Restringido”. Si compartiste un enlace en un grupo y ya no quieres que funcione, cambiar el acceso a restringido es la forma más rápida de cerrarlo.

Errores habituales y cómo evitarlos

El primer error es compartir con permiso de Editor cuando solo se quería que la otra persona leyera el archivo. Antes de enviar, revisa que el permiso diga Lector, sobre todo si el enlace va a un grupo grande. El segundo error es compartir la carpeta raíz o una carpeta muy general en lugar de un archivo concreto, lo que expone documentos que no tenían nada que ver con el envío.

El tercer error es olvidar quitar accesos antiguos. Si compartiste archivos con compañeros de un proyecto que ya terminó, revisa de vez en cuando tus carpetas compartidas para limpiar accesos que ya no hacen falta. Y el cuarto error es confiar en que un enlace no se reenviará: si el contenido es sensible, compártelo solo con personas concretas por correo, nunca con un enlace abierto.

Frequently Asked Questions

¿La otra persona necesita una cuenta de Google para abrir el archivo?

Si compartes con personas concretas, necesitarán iniciar sesión con la cuenta a la que enviaste la invitación. Si compartes con un enlace abierto a “Cualquier persona con el enlace”, podrán abrirlo sin iniciar sesión, aunque en algunos casos Drive les pedirá una cuenta para ciertos tipos de archivo.

¿Puedo dejar de compartir un archivo después de enviarlo?

Sí. Abre la ventana de Compartir del archivo o la carpeta, busca a la persona o cambia el acceso general a Restringido, y el enlace dejará de funcionar para quienes no tengan acceso. También puedes eliminar a personas concretas de la lista en cualquier momento.

¿Qué pasa si comparto una carpeta: se comparte todo lo que añada después?

Sí. Todo lo que subas o muevas a una carpeta compartida heredará el mismo acceso de forma automática. Por eso conviene revisar con quién está compartida una carpeta antes de guardar en ella documentos privados o de trabajo sensibles.