Elektronische Patientenakte (ePA) nutzen: So behalten Sie Ihre Gesundheitsdaten im Blick

Befunde beim einen Arzt, Laborwerte beim anderen, der Impfpass in der Schublade und der Medikamentenplan nur auf Papier: Gesundheitsdaten liegen oft verstreut. Die elektronische Patientenakte, kurz ePA, soll das ändern. Sie sammelt wichtige Dokumente digital an einem Ort und gibt Ihnen die Kontrolle darüber, wer was sehen darf. Seit 2025 wird die ePA für gesetzlich Versicherte automatisch angelegt, sofern sie nicht widersprechen.

Dieser Guide erklärt, was in der ePA steckt, wie Sie sie einrichten und wie Sie Zugriffe steuern. Alles Schritt für Schritt und ohne Fachwissen.

Was die elektronische Patientenakte ist

Die ePA ist eine digitale Akte, die Ihre Krankenkasse für Sie führt. Darin können Befunde, Arztbriefe, Laborergebnisse, Röntgenbilder, der Medikationsplan, Impfungen, Notfalldaten und Informationen zur Organspende gespeichert werden. Ärztinnen und Ärzte, Krankenhäuser und Apotheken können Dokumente einstellen, und Sie selbst können eigene Unterlagen hinzufügen.

Der Gedanke dahinter ist einfach: Wer Sie behandelt, soll die relevanten Vorinformationen sehen können, ohne dass Sie Papiere zusammensuchen müssen. Das kann Doppeluntersuchungen vermeiden und in Notfällen helfen, wenn Sie selbst keine Auskunft geben können. Gleichzeitig bleiben Sie Herrin oder Herr Ihrer Daten. Sie entscheiden, wer Zugriff bekommt, und können einzelne Dokumente verbergen oder löschen.

Die ePA wurde Anfang 2025 zunächst in Modellregionen eingeführt und danach bundesweit ausgerollt. Sie entsteht automatisch, wenn Sie nicht widersprechen. Wer keine ePA möchte, kann bei der Krankenkasse Widerspruch einlegen. Das Verfahren heißt Opt-out, also Widerspruchslösung.

Schritt 1: Die ePA-App Ihrer Krankenkasse einrichten

Den Zugang zur ePA bekommen Sie über die ePA-App Ihrer Krankenkasse. Jede Kasse hat dafür eine eigene App, der Name unterscheidet sich je nach Anbieter. Suchen Sie im App Store oder im Google Play Store nach dem Namen Ihrer Krankenkasse zusammen mit dem Stichwort ePA, oder fragen Sie direkt bei Ihrer Kasse nach dem genauen Namen der App.

Laden Sie die App herunter und melden Sie sich an. Für die Anmeldung brauchen Sie in den meisten Fällen Ihre elektronische Gesundheitskarte und eine PIN von Ihrer Krankenkasse sowie ein Handy mit NFC. Alternativ bieten manche Kassen eine Anmeldung über eine GesundheitsID an. Folgen Sie einfach den Schritten in der App, dort wird der Weg für Ihre Kasse genau beschrieben.

Nach der Anmeldung sehen Sie die Übersicht Ihrer Akte. Zu Beginn kann sie noch leer sein, das ist normal. Dokumente kommen erst nach und nach dazu, wenn Praxen und Krankenhäuser sie einstellen oder Sie selbst etwas hochladen.

Schritt 2: Prüfen Sie, was in Ihrer Akte liegt

Nehmen Sie sich nach der Einrichtung einen Moment Zeit und schauen Sie sich die Akte an. In der Regel gibt es Bereiche für Befunde, Medikamente, Impfungen und Notfalldaten. Prüfen Sie, ob die Einträge stimmen und ob etwas fehlt, das Sie ergänzen möchten.

Wenn Sie einen Befund in Papierform haben, können Sie ihn in vielen ePA-Apps selbst fotografieren und hochladen. Achten Sie darauf, dass das Foto gut lesbar ist und alle Seiten enthalten sind. Auch Ihren Impfpass können Sie auf diesem Weg digital ablegen, sofern Ihre App diese Funktion unterstützt.

Falls ein Dokument fehlerhaft ist oder ein Eintrag nicht zu Ihnen gehört, wenden Sie sich an die Praxis, die ihn eingestellt hat, oder an Ihre Krankenkasse. Löschen können Sie einzelne Dokumente in der Regel auch selbst in der App.

Schritt 3: Zugriffe steuern und Dokumente verbergen

Die Kontrolle über Ihre Daten ist der wichtigste Teil der ePA. In der App können Sie festlegen, wer Ihre Akte sehen darf. Standardmäßig können behandelnde Ärztinnen und Ärzte sowie Krankenhäuser auf die Akte zugreifen, wenn Sie Ihre Gesundheitskarte stecken und die Behandlung läuft. Sie können den Zugriff aber einschränken.

Sie können einzelne Dokumente verbergen, sodass sie für Behandelnde nicht sichtbar sind. Das ist zum Beispiel sinnvoll bei Befunden, die Sie nicht mit jeder Praxis teilen möchten. Ebenso können Sie den Zugriff für bestimmte Praxen oder für einen Zeitraum begrenzen. In der App sehen Sie außerdem ein Protokoll, wer wann auf Ihre Akte zugegriffen hat.

Nehmen Sie sich Zeit für diese Einstellungen, bevor Sie das erste Mal mit der ePA in eine Praxis gehen. So wissen Sie genau, was die Ärztin oder der Arzt sehen kann und was nicht.

Schritt 4: Die ePA im Praxisalltag nutzen

Beim Arztbesuch läuft die ePA im Hintergrund mit. Wenn Sie Ihre Gesundheitskarte stecken, kann die Praxis mit Ihrer Einwilligung auf die Akte zugreifen und neue Befunde einstellen. Sie müssen dafür nichts weiter tun, als die Karte wie gewohnt zu nutzen. Fragen Sie in der Praxis ruhig nach, ob neue Dokumente in Ihre Akte gestellt wurden, damit Sie den Überblick behalten.

In der Apotheke kann die ePA ebenfalls eine Rolle spielen, etwa beim Medikationsplan. Apotheken können den aktuellen Plan einsehen und bei Bedarf mit Ihnen besprechen. Auch hier gilt: Der Zugriff erfolgt nur im Rahmen der Behandlung und mit Ihrer Karte.

Wenn Sie den Arzt wechseln, ist die ePA ein Vorteil. Die neue Praxis findet die bisherigen Befunde in der Akte, sofern Sie den Zugriff nicht eingeschränkt haben. Sie müssen keine dicken Papierstapel mitnehmen.

Widerspruch, Löschung und wichtige Grenzen

Wer keine elektronische Patientenakte möchte, kann bei der Krankenkasse Widerspruch einlegen. Dann wird keine Akte angelegt oder eine bestehende Akte gelöscht. Auch einzelne Dokumente können Sie jederzeit löschen lassen. Beachten Sie, dass gelöschte Dokumente für die Behandlung dann nicht mehr zur Verfügung stehen.

Es gibt auch Grenzen, die Sie kennen sollten. Die ePA ersetzt kein Gespräch mit Ihrer Ärztin oder Ihrem Arzt. Sie enthält nur das, was eingestellt wurde, und kann Lücken haben, wenn eine Praxis noch nicht alle Befunde digital übermittelt. Prüfen Sie daher wichtige Unterlagen weiterhin selbst und bewahren Sie besonders wichtige Papiere zusätzlich auf, bis Sie sicher sind, dass alles in der Akte liegt.

Frequently Asked Questions

Muss ich die ePA nutzen oder kann ich widersprechen?

Die ePA wird automatisch angelegt, Sie können aber jederzeit bei Ihrer Krankenkasse Widerspruch einlegen. Dann wird keine Akte geführt oder eine bestehende Akte gelöscht. Die Entscheidung liegt bei Ihnen und kann auch später noch geändert werden.

Wer kann meine elektronische Patientenakte sehen?

Behandelnde Ärztinnen und Ärzte, Krankenhäuser und Apotheken können im Rahmen Ihrer Behandlung auf die Akte zugreifen, wenn Sie Ihre Gesundheitskarte nutzen. Sie können einzelne Dokumente verbergen, Zugriffe einschränken und in der App nachsehen, wer wann zugegriffen hat.

Was steht in der ePA und was fehlt am Anfang?

In der ePA können Befunde, Arztbriefe, Laborwerte, Bilder, Medikationsplan, Impfungen und Notfalldaten stehen. Zu Beginn ist die Akte oft noch leer, weil Dokumente erst nach und nach eingestellt werden. Eigene Unterlagen können Sie in vielen Apps selbst hochladen.