WLAN-Drucker einrichten und Druckprobleme beheben: Die Anleitung für iPhone, Android und Windows

Ein Drucker, der sich partout nicht mit dem WLAN verbinden will, gehört zu den frustrierendsten Technikproblemen im Haushalt. Dabei ist die Einrichtung in den meisten Fällen in wenigen Minuten erledigt, wenn man die Reihenfolge einhält. Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen WLAN-Drucker mit Ihrem Router verbinden, vom iPhone, vom Android-Handy und vom Windows-PC aus drucken und die häufigsten Fehler selbst beheben.

Schritt 1: Drucker und Router vorbereiten

Stellen Sie den Drucker in Reichweite Ihres Routers auf. WLAN-Drucker brauchen ein stabiles Signal, eine dicke Wand oder ein Metallregal dazwischen kann schon reichen, um die Verbindung wackelig zu machen. Schalten Sie den Drucker ein und warten Sie, bis er vollständig hochgefahren ist. Halten Sie den Namen Ihres WLANs und das WLAN-Passwort bereit, beides steht in den meisten Fällen auf einem Aufkleber auf der Unterseite oder Rückseite des Routers.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Drucker ein Display hat. Mit Display ist die Einrichtung deutlich einfacher, weil Sie das WLAN direkt am Gerät auswählen können. Ohne Display läuft die Einrichtung meist über eine Hersteller-App auf dem Handy oder über eine kurzzeitige Direktverbindung, die der Drucker selbst aufbaut.

Schritt 2: Drucker mit dem WLAN verbinden

Bei Druckern mit Display öffnen Sie am Gerät die Einstellungen, dann den Punkt WLAN oder Netzwerk, und wählen Sie Ihr WLAN aus der Liste. Geben Sie das Passwort ein und bestätigen Sie. Der Drucker meldet sich nach wenigen Sekunden mit einer Erfolgsmeldung oder einem WLAN-Symbol im Display.

Eine Abkürzung ist die WPS-Taste: Viele Router haben eine WPS-Taste, und viele Drucker bieten im WLAN-Menü den Punkt WPS. Drücken Sie zuerst die WPS-Taste am Router und innerhalb von zwei Minuten die WPS-Funktion am Drucker. Die Geräte verbinden sich dann automatisch, ohne dass Sie ein Passwort eingeben müssen. Falls Ihr Router keine WPS-Taste hat oder die Methode fehlschlägt, verbinden Sie den Drucker manuell über die WLAN-Auswahl.

Bei Druckern ohne Display installieren Sie die App des Herstellers auf Ihrem Handy, etwa HP Smart, Canon PRINT, Epson Smart Panel oder Brother Mobile Connect. Die App führt Sie durch die Einrichtung und überträgt die WLAN-Daten per Bluetooth oder über ein temporäres Drucker-WLAN an das Gerät. Folgen Sie den Anweisungen in der App Schritt für Schritt und brechen Sie den Vorgang nicht zwischendurch ab.

Schritt 3: Vom iPhone aus drucken

Auf dem iPhone brauchen Sie in den meisten Fällen keine zusätzliche App. Öffnen Sie das Dokument oder Foto, tippen Sie auf Teilen und wählen Sie Drucken. Das iPhone sucht per AirPrint automatisch nach Druckern im selben WLAN. Wählen Sie Ihren Drucker aus, stellen Sie bei Bedarf die Anzahl der Kopien oder den Papiertyp ein und tippen Sie auf Drucken.

Wichtig: AirPrint funktioniert nur, wenn iPhone und Drucker im selben WLAN sind. Wenn der Drucker nicht auftaucht, prüfen Sie, ob das iPhone vielleicht im 5-GHz-Band und der Drucker im 2,4-GHz-Band hängt. In den meisten Heimnetzen ist das trotzdem dasselbe Netzwerk und funktioniert, aber bei manchen Routern mit getrennten Netznamen kann es Probleme geben. Dann verbinden Sie beide Geräte testweise mit demselben Netznamen.

Schritt 4: Von Android aus drucken

Auch Android findet WLAN-Drucker in der Regel automatisch. Öffnen Sie das Dokument oder Foto, tippen Sie auf die drei Punkte oder Teilen und wählen Sie Drucken. Android zeigt verfügbare Drucker im Netzwerk an. Falls Ihr Drucker nicht erscheint, öffnen Sie die Einstellungen, dann Verbundene Geräte und Drucken, und aktivieren Sie den Standard-Druckdienst. In vielen Fällen hilft zusätzlich die Hersteller-App, die den Drucker einmalig einrichtet und danach im System bereitstellt.

Manche Hersteller bieten eigene Druck-Plug-ins im Play Store an. Installieren Sie das Plug-in Ihres Druckerherstellers, aktivieren Sie es unter Einstellungen und Drucken, und wiederholen Sie den Druckvorgang. Danach sollte der Drucker in der Druckerliste auftauchen.

Schritt 5: Unter Windows einrichten und drucken

Öffnen Sie unter Windows die Einstellungen, dann Bluetooth und Geräte und Drucker und Scanner. Klicken Sie auf Gerät hinzufügen und warten Sie, bis Windows den Drucker im Netzwerk findet. Wählen Sie ihn aus und folgen Sie den Anweisungen. Windows lädt den Treiber in der Regel automatisch herunter. Falls der Drucker nicht gefunden wird, klicken Sie auf Manuell hinzufügen und wählen Sie die Option, einen Drucker über seine IP-Adresse hinzuzufügen. Die IP-Adresse finden Sie im Netzwerkmenü des Druckers oder auf einer ausgedruckten Netzwerkkonfigurationsseite.

Nach der Einrichtung drucken Sie wie gewohnt über Drucken in jeder Anwendung. Achten Sie darauf, dass der richtige Drucker als Standarddrucker eingestellt ist, sonst landen Aufträge versehentlich auf einem alten Gerät oder als PDF-Datei.

Die häufigsten Probleme und ihre Lösungen

Der Drucker ist offline, obwohl er eingeschaltet ist: Starten Sie Drucker und Router neu, in dieser Reihenfolge. Warten Sie nach dem Router-Neustart zwei Minuten, bevor Sie den Drucker wieder einschalten. In vielen Fällen löst das bereits das Problem.

Der Drucker druckt nur von einem Gerät aus: Prüfen Sie, ob alle Geräte wirklich im selben WLAN sind. Gast-WLANs und Mobilfunkverbindungen sind häufige Ursachen: Ein Handy im Gast-WLAN sieht den Drucker im Hauptnetz nicht.

Der Druckauftrag hängt in der Warteschlange: Öffnen Sie unter Windows die Druckerwarteschlange und löschen Sie alle Aufträge, dann starten Sie den Druckdienst neu oder den PC. Auf dem Handy hilft es oft, den Druckauftrag abzubrechen und erneut zu senden.

Die Verbindung bricht immer wieder ab: Weisen Sie dem Drucker im Router eine feste IP-Adresse zu. Viele Router bieten diese Option unter den DHCP-Einstellungen oder den verbundenen Geräten an. Eine feste Adresse verhindert, dass der Drucker nach einem Router-Neustart unter einer neuen Adresse nicht mehr gefunden wird.

Praktische Tipps für den Alltag

Aktivieren Sie am Drucker den Energiesparmodus, aber nicht die vollständige WLAN-Abschaltung im Standby. Halten Sie die Firmware aktuell, die Hersteller-Apps melden Updates automatisch.

Häufig gestellte Fragen

Warum findet mein Handy den WLAN-Drucker nicht?

In den meisten Fällen sind Handy und Drucker nicht im selben WLAN, etwa weil das Handy im Gast-WLAN oder im Mobilfunknetz hängt. Verbinden Sie beide Geräte mit demselben WLAN-Namen und starten Sie Drucker und Router neu, falls der Drucker danach immer noch nicht auftaucht.

Was ist der Unterschied zwischen 2,4 GHz und 5 GHz beim Drucker?

Viele Drucker unterstützen nur das 2,4-GHz-Band, das eine größere Reichweite hat, aber langsamer ist. Das reicht zum Drucken völlig aus. Wichtig ist nur, dass beide Geräte im selben Heimnetz sind, auch wenn sie unterschiedliche Bänder nutzen.

Muss ich für jeden Drucker eine Hersteller-App installieren?

Nein. iPhones drucken per AirPrint ohne App, Android und Windows finden viele Drucker ebenfalls automatisch. Die Hersteller-App ist vor allem bei der Ersteinrichtung ohne Display hilfreich und für Zusatzfunktionen wie Scannen oder Tintenstand.